Geburtsurkunden aus Lissabon, Heiratsurkunden aus São Paulo oder Zeugnisse aus Luanda: Immer mehr Menschen in Deutschland brauchen portugiesische Dokumente für Ämter, Gerichte oder Arbeitgeber. Damit diese Papiere anerkannt werden, genügt eine einfache Übersetzung meist nicht. Verlangt wird eine beglaubigte Fassung, und die muss einige Formvorschriften erfüllen.

Was eine beglaubigte Übersetzung ausmacht

Eine beglaubigte Übersetzung enthält einen Vermerk, der bestätigt, dass die Übersetzung vollständig und richtig ist. Der Vermerk wird von einer ermächtigten, beeidigten oder öffentlich bestellten Person erstellt, mit Datum, Unterschrift und Stempel versehen und fest mit der Übersetzung verbunden.

Der Beglaubigungsvermerk ist Teil des Dokuments. Ohne ihn lehnen Behörden die Übersetzung häufig ab.

Typische portugiesische Dokumente

Häufig verlangt werden Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden, Führungszeugnisse, Schul- und Hochschulzeugnisse, Vollmachten, Gerichtsurteile und Handelsregisterauszüge. Jede Art folgt eigenen Mustern, mit Stempeln, Randvermerken und Registernummern.

Gute Übersetzer geben Stempel, Siegel und handschriftliche Zusätze in eckigen Klammern wieder, damit nichts verloren geht.

Portugal oder Brasilien

Die Urkunden beider Länder unterscheiden sich in Aufbau, Begriffen und Rechtssystem. Ein brasilianischer »Cartório« ist nicht dasselbe wie eine portugiesische »Conservatória«. Wer die Herkunft kennt, wählt eine Übersetzerin oder einen Übersetzer mit der passenden Erfahrung.

Geben Sie bei der Bestellung an, aus welchem Land das Dokument stammt. Das beschleunigt die Arbeit und senkt das Risiko von Rückfragen.

Namen, Daten und Registernummern

Portugiesische Namen bestehen oft aus mehreren Vor- und Nachnamen, bei denen die Reihenfolge eine Rolle spielt. Verwenden Sie die Schreibweise aus dem Reisepass und übernehmen Sie sie in allen Dokumenten gleich. Datumsangaben stehen im Format Tag, Monat, Jahr, und Monate werden am besten ausgeschrieben.

Prüfen Sie Registernummern, Steuernummern und Aktenzeichen mehrfach. Ein Zahlendreher kann dazu führen, dass die Behörde die Urkunde nicht zuordnen kann.

Fachkundige Unterstützung

Mit einem erfahrenen Büro für Portugiesisch Übersetzung erhalten Sie beglaubigte Fassungen, die auf die Anforderungen deutscher Stellen abgestimmt sind. Muttersprachler und eine zweite Prüfung sorgen dafür, dass Rechtsbegriffe, Namen und Zahlen stimmen.

Fragen Sie vor der Beauftragung, ob der Preis die Beglaubigung, den Versand der Papierfassung und eine mögliche Korrektur enthält.

Besonderheit Heiratsurkunde

Heiratsurkunden spielen bei Namensänderung, Aufenthaltsrecht und Familiennachzug eine große Rolle. Welche Angaben geprüft werden und worauf Standesämter achten, beschreibt unser Beitrag zur Heiratsurkunde übersetzen.

Apostille und Legalisation

Manche Behörden verlangen zusätzlich eine Apostille, die die Echtheit der Originalurkunde bestätigt. Portugal und Brasilien gehören zum Haager Übereinkommen, sodass häufig eine Apostille genügt. Informationen zu Formalitäten und Zuständigkeiten gibt das Auswärtige Amt auf seinen Seiten zur Beglaubigung und Legalisation.

Klären Sie die Reihenfolge: Meist wird zuerst die Apostille auf dem Original angebracht und danach übersetzt. Die Übersetzung umfasst dann auch den Text der Apostille.

Qualität der Vorlage

Lesbare Scans sind die Grundlage einer guten Übersetzung. Scannen Sie in Farbe und mit hoher Auflösung, mit allen Rändern und Stempeln. Senden Sie jede Seite, auch Rückseiten und leere Blätter, und kennzeichnen Sie unleserliche Stellen.

Bewahren Sie die Originale auf und beschriften Sie die Dateien eindeutig. So lässt sich später jede Übersetzung der richtigen Vorlage zuordnen.

Zeugnisse und Berufsabschlüsse

Wer in Deutschland arbeiten oder studieren möchte, legt oft portugiesische Zeugnisse vor. Hier zählt nicht nur die Sprache, sondern auch die Bewertung der Noten und Fächer. Übersetzer geben Notenstufen und Bezeichnungen wörtlich wieder und fügen bei Bedarf eine kurze Anmerkung zum Notensystem hinzu. Die inhaltliche Anerkennung übernimmt anschließend die zuständige Stelle.

Bei Hochschuldokumenten empfiehlt sich eine einheitliche Schreibweise der Studiengänge und Institutionen. Legen Sie dem Auftrag eine Liste der Einrichtungen und Fachbegriffe bei, damit alle Dokumente einer Person gleich aussehen.

Urkunden für Gericht und Notar

Bei Erbfällen, Vollmachten und Gesellschaftsverträgen kommt es auf juristische Genauigkeit an. Ein Fehler in einer Vollmacht kann den ganzen Vorgang stoppen. Geben Sie deshalb den Verwendungszweck an, damit der Übersetzer die passenden Fachbegriffe wählt.

Fristen und Kosten

Beglaubigte Übersetzungen brauchen je nach Umfang einen bis mehrere Arbeitstage. Eilaufträge sind möglich, kosten aber mehr. Planen Sie Zeit für den Postversand ein, wenn die Papierfassung mit Originalstempel verlangt wird.

Fragen Sie vorab bei der Stelle nach, ob eine digitale Kopie genügt oder die Papierfassung im Original eingereicht werden muss.

Vertraulichkeit

Urkunden enthalten persönliche Daten. Achten Sie darauf, dass das Büro Verschwiegenheit zusichert, Dateien sicher speichert und sie auf Wunsch löscht. Verschicken Sie sensible Scans nicht über unverschlüsselte Kanäle.

Typische Fehler

Der erste Fehler ist, ohne Rückfrage bei der Behörde zu bestellen. Der zweite ist, nur eine Seite einzusenden. Der dritte ist, die Schreibweise von Namen zwischen Dokumenten zu ändern. Alle drei führen zu Verzögerungen und Mehrkosten.

Vor der Abgabe prüfen

Lesen Sie die fertige Übersetzung neben dem Original. Vergleichen Sie Namen, Daten, Nummern und Stempel. Bei Unsicherheit lohnt eine kurze Rückfrage beim Übersetzer, solange noch Korrekturen möglich sind.

Prüfen Sie auch, ob Vermerk und Unterschrift vollständig sind und ob die Übersetzung fest mit der Kopie verbunden wurde.

Fazit

Portugiesische Urkunden beglaubigt übersetzen zu lassen ist ein planbarer Vorgang, wenn Anforderungen früh geklärt werden. Mit vollständigen Scans, einheitlichen Namen und einem erfahrenen Büro erreichen Ihre Unterlagen die Behörde ohne unnötige Umwege.